Eure Abi-Party – So läuft alles glatt!

Mit der ganzen Stufe feiern und dabei noch Geld für die Stufenkasse einnehmen – das geht! Abipartys sind ein super Weg um andere Ausgaben zu finanzieren, so wie den Abiball und die Abizeitung. Und wer geschickt organisiert, der kann die Party auch entspannt genießen.

Credits: By Chmee2 (Own work) [GFDL (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html), CC-BY-SA-3.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/) or CC-BY-SA-2.5-2.0-1.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5-2.0-1.0)], via Wikimedia Commons

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Location und Veranstalter suchen

Am einfachsten macht ihr es euch, wenn ihr euch an den Veranstalter eines Clubs wendet, in dem ihr gerne feiern möchtet. Das ist für beide Seiten eine Win-Win Situation.

Ihr habt den Vorteil, dass euch der Veranstalter einen Raum stellt, der bereits eingerichtet ist und über ein gutes Sound-System verfügt. Außerdem müsst ihr euch keine Gedanken um Personal hinter der Bar oder den Einkauf von Getränken machen. Und ganz wichtig – ihr habt Security-Personal, dass die Abi-Party für euch unter Kontrolle hält.

Umgekehrt kann der Veranstalter durch euch auf mehr Zulauf für seinen Club hoffen. Außerdem erwartet man von euch, dass ihr ordentlich Werbung macht und vielleicht kleinere Aufgaben an dem Abend übernehmt, zum Beispiel die Garderobe oder Abendkasse.

Aufgaben verteilen

In einem Kommittee, das für die Abi-Party verantwortlich ist, können verschieden Aufgaben vergeben werden. Jemand muss mit dem Veranstalter die Vereinbarung aushandeln; am besten seid ihr dabei zu zweit. Außerdem wird jemand gesucht, der sich um die Promotion kümmern sollte und jemand, der Plakate gestalten kann.

Tipps für ein gelungenes Plakat findet ihr hier.

Tipps für ein gelungenes Plakat findet ihr hier.

Daneben braucht ihr noch einige Freiwillige, die zum Beispiel an dem Abend der Party den Veranstalter unterstützen. Für letzteres solltet ihr unbedingt einen genauen Arbeitsplan erstellen, der festlegt, wer von wann bis wann arbeitet. Schließlich soll an dem Abend alles glatt laufen. Alkohol ist während der Schicht natürlich tabu. Hinterher darf dann gefeiert werden!

Budget festlegen

Bevor ihr hinterher mehr Geld verloren als eingenommen habt – schließlich soll ja eure Abikasse aufgebessert werden – müsst ihr euch überlegen, welche Ausgaben auf euch zukommen und bis zu welchem Umfang ihr diese in Kauf nehmen möchtet. Erkundigt euch zum Beispiel, wie viel Geld das Drucken von Flyern und Plakaten kostet.

Zu welchen Konditionen ihr vom Veranstalter am Verdienst beteiligt seid, das ist von Location zu Location unterschiedlich. Lasst euch genau erklären, wie euer Gewinn zusammenkommt – mit jeder verkauften Eintrittskarte oder ab einem gewissen Umsatz oder einer Besucherzahl?

Technische Fragen nicht vergessen

Erkundigt euch auf jeden Fall, wie die Versicherungssituation aussieht. Tritt der Besitzer der Location auch als Veranstalter auf? Seid ihr über ihn versichert? Oder müsst ihr unter Umständen noch selbst eine Haftpflichtversicherung abschließen? Und wie viele Leute können kommen? Dürfen über 16-jährige mit Einverständniserklärung der Eltern länger als 0 Uhr bleiben?

Wenn ihr sorgfältig plant und euch eine großzügige Zeitspanne einräumt, dann werden die Planung und die Party glatt über die Bühne gehen! Und ganz wichtig – habt Spaß beim Organisieren und natürlich noch viel mehr bei der Feier 😉

One thought on “Eure Abi-Party – So läuft alles glatt!

  1. Hannah

    Hey,

    coole Auflistung für ne gute Abi Party. Wenn man die Feier selbst übernimmt, sollte man niemals alleine die Räume mieten und dafür unterschreiben. Nachher will keiner mehr die Verantwortung tragen und man muss evtl. Schäden privat bezahlen.

    Gruß
    Hannah

    Reply

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