Veranstaltung im Verein – das sind die wichtigsten organisatorischen Fragen

Ob es ein Sportverein, ein Musikverein oder ein Hundeclub ist: eine Veranstaltung bedarf einer guten Organisation.  Es muss alles geplant werden, und bis ins kleinste Detail durchdacht um den Vereinsmitgliedern und Gästen einen angenehmen Abend zu bescheren und unnötigen Stress zu vermeiden. Wir leiten Sie in zehn Fragen durch die Planung der Veranstaltung.

  1. Erste Frage: Welchen Zweck soll die Veranstaltung erfüllen?

Banal, aber enorm wichtig. Was haben Sie vor? Soll es ein Tag der offenen Tür sein und den Verein in Ihrem Umfeld bekannt machen? Soll es eine Messe sein, die der Fortbildung der Vereinsmitglieder dienen soll, oder soll der Schwerpunkt auf dem Verkauf liegen? Möchten Sie Gelder einbringen oder ausgeben? Klären Sie diese Fragen noch im ersten Schritt der Planung.

  1. Wer organisiert die Veranstaltung?

Wie viele Mitglieder sollen an der Planung und der Organisation beteiligt sein? Die Aufgaben sollen klar verteilt werden, und für jeden Aufgabenbereich Verantwortliche gestellt. Erfahrungsgemäß versinkt eine große Veranstaltung im nicht endenden Chaos aus Diskussionen, wenn es keine klare Aufgabenverteilung gibt. Grundlegende Fragen sollten im Ausschuss geklärt werden und anschließend an Gruppen, die für die Beschaffung und Organisation der jeweiligen Teilbereiche zuständig sind, übergeben werden.

  1. Wie wird die Veranstaltung finanziert?

Wenn die Mitglieder des Vereins sich an den Kosten beteiligen sollen, so soll der Umfang des Kostenaufwandes in einer Vereinssitzung bestimmt werden, ebenso die Kosten, die aus der Vereinskasse entnommen werden. Rechnen Sie vorher aus, welche Einnahmen Sie erwarten und kalkulieren Sie realistisch. Bei größeren Veranstaltungen macht es häufig Sinn, Sponsoren zu suchen sowie eine Spendenaktion in Betracht zu ziehen. Sollen externe Unternehmen auf der Veranstaltung Verkaufsstände aufstellen, so machen Sie sich Gedanken über realistische Abschläge, die an den Verein gezahlt werden sollen. Auf der Veranstaltung selbst können ebenso Spendenboxen aufgestellt werden, neue Mitglieder angeworben und vielerlei Sachen verkauft.

  1. Welche Kosten kommen auf die Vereinsmitglieder während der Veranstaltung zu?

Besteht für die Vereinsmitglieder die Möglichkeit, den Vereinsmitgliedern den Eintritt kostenlos zu gewähren, oder sollen vielleicht alle Besucher kostenlosen Zugang bekommen? Wie sieht es mit den Eintrittskarten aus? Einlassbänder haben sich auf Veranstaltungen über einen längeren Zeitraum bewährt. Wenn eine Veranstaltung den ganzen Tag dauert sind Einlassbänder aus Papier oder Stoff, oder personengebundene Ausweise (Nachteil – umständlich!) eine bessere Wahl, da sie den Besuchern die Möglichkeit geben für eine kurze Zeit die Veranstaltung zu verlassen.

  1. Wie erfahren Besucher von der Veranstaltung?

Aushänge und Flyer an den Orten, an den sich die Zielgruppe aufhält sowie ein einladender Artikel in der Zeitschrift verschaffen der Veranstaltung Besucher. Vielleicht besteht sogar die Möglichkeit, Eintrittstickets im Vorfeld anzubieten, zu einem vergünstigten Preis.

Veranstaltung im Verein – das sind die wichtigsten organisatorischen Fragen

Veranstaltung im Verein – das sind die wichtigsten organisatorischen Fragen / Bildnachweis

  1. Soll es einen interaktiven Teil mit den Besuchern geben?

Neben den Informationsständen und Verkaufsplätzen haben sich auch Vorträge, Vorführungen und (vor allem bei Musik- und Kunstvereinen) Auftritte sehr bewährt. Diese erwecken Interesse der Besucher und motivieren diese zum längeren Aufenthalt, bleiben länger in Erinnerung und sorgen sogar für Neuanmeldungen. Wenn es einen interaktiven Teil der Veranstaltung geben soll, so sollten Sie sich ein möglichst abwechslungsreiches und spannendes Programm überlegen. Ein Hundesportverein kann mit einer kleinen Agility-Runde punkten, Tanzvereine können sogar eine Choreografie mit den Besuchern einstudieren, ein Verein für Handarbeit kann die besten Kunststücke zeigen und auch kleine Workshops und Seminare anbieten.

  1. Was gibt es zu essen für die Besucher?

Getränke und Speisen sind auf jeder Veranstaltung der beliebteste (und finanziell beste!) Einfall. Ob es Kaffee und Kuchen gibt, vorbereitet von den Vereinsmitgliedern, verschiedene Verkaufsstände mit Pommes, Bratwürsten und Hotdogs oder sogar ein Schlemmer-Buffet ist abhängig von der Dauer und der Größe der Veranstaltung. Vor allem, wenn das Fest/die Messe den ganzen Tag dauert: ohne Speisen werden die Gäste die deutlich früher Verlassen. Die Vereinsmitglieder könnten im Vorfeld eine gewisse Anzahl an Wertmarken für Speisen und Getränke geschenkt oder vergünstigt erhalten.

  1. Werden Kinder erwartet, und werden sie gut beschäftigt?

Die Möglichkeit, den Kindern einen spannenden Tag zu bieten ist wichtiger, als manch einer glauben mag. Denn die Eltern kaufen gerne, entspannen gerne und gelangweilte Kinder bewegen sie schnell zu Ausgang. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die kleinen Gäste gebührend zu empfangen: ein Spaßprogramm, kleine Wettkämpfe, Kinderschminken, Basteltische, Bogenschießen und vielleicht sogar Tiere streicheln sorgen für Begeisterung der kleinen Besucher – und für gute Laune der Eltern.

  1. Wie wird die Veranstaltung dokumentiert?

Soll die Veranstaltung den Verein umwerben, so ist es sinnvoll, einen Nachtrag zu veröffentlichen. Laden Sie die Presse ein, organisieren Sie einen guten Fotografen oder drehen Sie vielleicht sogar einen Spot für die Homepage. Veröffentlichen Sie Fotos und einen Bericht zeitnah nach dem Ende der Veranstaltung. So bleiben Sie in Erinnerung und fallen auf.

  1. Wer ist für die Nachbereitung zuständig?

Wenn die Feier vorbei ist, bleib jede Menge Arbeit zurück. Aufräumen, Abrechnungen schreiben, Geld zählen, nachträglich für die Präsenz sorgen, Auswerten. Wie beim Beginn so auch zum Ende der Veranstaltung sollten Sie Gruppen bilden, die für jeweilige Bereiche zuständig sind.

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