Abiball organisieren – So wird der Schulabschluss ein Erfolg

Für viele Schüler neigt sich das letzte Schuljahr in ihrem Leben dem Ende zu und die Prüfungen laufen bereits in ganz Deutschland. Bald geht es für viele junge Menschen in das Erwachsenenleben und die Schulzeit bleibt als eine Erinnerung in der Vergangenheit. Das Ende der Schulzeit wird mit einem großen Fest besiegelt: Dem Abschlussball.

Die Organisation vom Abiball liegt meist in der Hand der Schüler und viele Aspekte müssen bedacht und berücksichtigt werden.

Verantwortliche finden

Wer ist für die Organisation der Feier zuständig? Am besten entscheiden alle gemeinsam, wer grundsätzlich das Projekt „Abiball“ leitet – sich um diverse Anfragen, Budgetplanung, Bezahlung und Termine kümmert. Natürlich sollten die Verantwortlichen die restlichen Schüler nicht völlig außen vor lassen und wichtige Entscheidungen und Punkte der demokratischen Entscheidung überlassen. Ebenso ist es wichtig, aus jeder Klasse einen oder zwei Verantwortliche miteinzubeziehen. Dennoch Zu viele Verantwortliche sollten es nicht werden: Denn viele Köche verderben bekanntlich den Brei und die Planung würde schnell chaotisch und unkoordiniert werden. Eine wichtige Aufgabe der Organisatoren ist eine transparente und saubere Buchhaltung.

Limit festlegen

Wie viele Menschen dürfen beim Abiball dabei sein? Meist einigen sich die Schüler auf 2-4 Begleitpersonen pro Schüler, die eine Eintrittskarte erwerben können. Diese Zahl muss bereits zu Beginn der Planung festgelegt werden, damit es einen klaren Rahmen zum Kalkulieren gibt. Von der Anzahl der Gäste hängt vieles ab: Das Budget, die Größe der Location, das Catering, Anzahl der Eintrittskarten und vieles mehr.

Art der Feier festlegen

Möchte der Jahrgang gerne schick essen oder lieber ein Grillfest veranstalten? Soll der Ball in der Stadt oder außerhalb stattfinden? Wird bei der Feier getanzt oder auch Beiträge zur Unterhaltung geben? Diese Fragen entscheiden die weitere Suche und Organisation.

Abiball organisieren – So wird der Schulabschluss ein Erfolg

Abiball organisieren – So wird der Schulabschluss ein Erfolg / Bildernachweis

der Finanzen: Wie teuer darf die Feier werden? Mit welchen Einnahmen ist zu rechnen? Möglichkeiten zur Finanzierung des Abiballs sind z. B. Kartentverkauf, Spenden, Sponsoring, von den Schülern veranstaltete Kuchenbasare sowie Flohmärkte. Hier ist Kreativität gefragt denn die Möglichkeiten und Ideen sind unbegrenzt.

Location finden

Stehen die Rahmenbedingungen fest, so kann das Organisationsteam sich auf die Suche nach einer passenden Location begeben. Folgendes gilt es zu beachten:

  • genügend Platz
  • Catering zum akzeptablem Preis pro Person
  • keine einschränkenden Zeitlimits
  • gute Erreichbarkeit
  • Tanzfläche und ggf. einen Außenbereich
  • eine Bühne, gute Beleuchtung sowie ein DJ

Eintrittskarten in Auftrag geben

Karten können in Auftrag oder selbst designt werden – manchmal übernehmen auch Sponsoren diese Aufgabe. Diese sollten rechtzeitig vorhanden sein um schnell im Umlauf zu sein. Für den Abiball selbst eignen sich z. B. bedruckte Einlassbändchen, da sie anders als Stempel schick aussehen und keine Spuren an der Kleidung hinterlassen.

Fotografen finden

Natürlich muss der Abschlussball fotografisch festgehalten werden, eine zweite Chance für diese Fotos wird es niemals wieder geben. Ein Profifotograf ist zu empfehlen, sofern das Budget es zulässt. Ebenso kann ein Videograf das Erlebnis in einem Film festhalten: Über dieses Video freut man sich noch viele Jahre später.

Programm und Ablauf festlegen

Eine Timeline mit definierten Zeiträumen ist für eine erfolgreiche und reibungslose Veranstaltung von hoher Bedeutung. Welche Programmpunkte soll es geben? Wird es Reden, Geschenkübergabe, Musik- und Showeinlagen oder Kreativbeiträge durch Schüler geben? Eine Timeline wird am besten schriftlich festgehalten und auch den Gästen bekannt gegeben, damit niemand einen wichtigen Programmpunkt verpasst.

Dresscode für die Feier

Auch die Kleidung ist eine wichtige Frage für die Feier. Klassischerweise werden die Gäste in Abendgarderobe erwartet, aber auch Mottopartys sind aktuell modern. Wichtig ist die Umsetzbarkeit für jeden sowie eine gewisse Neutralität, damit von kleinsten Geschwistern bis zu den Großeltern sich jeder wohlfühlt.

Realistisch bleiben

Viele Abibälle werden schnell chaotisch und unkoordiniert, weil die Veranstalter zu viel gleichzeitig möchten und erwarten. Lieber etwas kleiner planen und kleinere Ideen umsetzen, um garantiert eine unvergessliche und schöne Feier zu haben.

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